1.1 Γενικά
Η παρούσα πολιτική είναι σύμφωνη με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου (ΓΚΠΔ) 2016/679 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών, όπως τροποποιήθηκε και ισχύει, καθώς και με κάθε δευτερογενές δίκαιο/γνωμοδοτήσεις/αποφάσεις, που εκδόθηκαν από την Ελληνική Αρχή Προστασίας Δεδομένων, καθώς και οποιαδήποτε σχετική νομοθεσία.
2.1 Ορισμοί
«Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα»: κάθε πληροφορία που αφορά ταυτοποιημένο ή ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο («υποκείμενο των δεδομένων»)· το ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο είναι εκείνο του οποίου η ταυτότητα μπορεί να εξακριβωθεί, άμεσα ή έμμεσα.
«Ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα»: τα προσωπικά δεδομένα ενός ατόμου που αναφέρονται στη φυλετική ή εθνική του προέλευση, στα πολιτικά του φρονήματα, στις θρησκευτικές ή φιλοσοφικές του πεποιθήσεις, στη συμμετοχή του σε συνδικαλιστική οργάνωση, στην υγεία του, στην κοινωνική του πρόνοια, στην ερωτική του ζωή, τις ποινικές διώξεις και καταδίκες του, καθώς και στη συμμετοχή του σε συναφείς με τα ανωτέρω ενώσεις προσώπων.
«Επεξεργασία»: κάθε πράξη ή σειρά πράξεων που πραγματοποιείται με ή χωρίς τη χρήση αυτοματοποιημένων μέσων, σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα ή σε σύνολα δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, όπως η συλλογή, η καταχώριση, η οργάνωση, η διάρθρωση, η αποθήκευση, η προσαρμογή ή η μεταβολή, η ανάκτηση, η αναζήτηση πληροφοριών, η χρήση, η κοινολόγηση με διαβίβαση, η διάδοση ή κάθε άλλη μορφή διάθεσης, η συσχέτιση ή ο συνδυασμός, ο περιορισμός, η διαγραφή ή η καταστροφή.
«Υπεύθυνος επεξεργασίας»: το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η δημόσια αρχή, η υπηρεσία ή άλλος φορέας που, μόνα ή από κοινού με άλλα, καθορίζουν τους σκοπούς και τον τρόπο της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.
«Εκτελών την επεξεργασία»: το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η δημόσια αρχή, η υπηρεσία ή άλλος φορέας που επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για λογαριασμό του υπευθύνου της επεξεργασίας.
«Υποκείμενο Δεδομένων» κάθε ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο, το οποίο διαμένει εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης και για το οποίο ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας Προσωπικών Δεδομένων διατηρεί Προσωπικά Δεδομένα.
«Αποδέκτης»: το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η δημόσια αρχή, η υπηρεσία ή άλλος φορέας, στα οποία κοινολογούνται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, είτε πρόκειται για τρίτον είτε όχι. Ωστόσο, οι δημόσιες αρχές που ενδέχεται να λάβουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα στο πλαίσιο συγκεκριμένης έρευνας σύμφωνα με το δίκαιο της Ένωσης ή κράτους μέλους δεν θεωρούνται ως αποδέκτες· η επεξεργασία των δεδομένων αυτών από τις εν λόγω δημόσιες αρχές πραγματοποιείται σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες προστασίας των δεδομένων ανάλογα με τους σκοπούς της επεξεργασίας.
«Κατάρτιση προφίλ»: οποιαδήποτε μορφή αυτοματοποιημένης επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που συνίσταται στη χρήση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα για την αξιολόγηση ορισμένων προσωπικών πτυχών ενός φυσικού προσώπου, ιδίως για την ανάλυση ή την πρόβλεψη πτυχών που αφορούν την απόδοση στην εργασία, την οικονομική κατάσταση, την υγεία, τις προσωπικές προτιμήσεις, τα ενδιαφέροντα, την αξιοπιστία, τη συμπεριφορά, τη θέση ή τις μετακινήσεις του εν λόγω φυσικού προσώπου,
«Αρχείο δεδομένων»: κάθε απόθεμα προσωπικών δεδομένων που είναι διαρθρωμένο κατά τρόπο που να επιτρέπει την ταυτοποίηση του εν λόγω προσώπου από τα δεδομένα. Π.χ. οποιοδήποτε εργαλείο πληροφορικής που περιέχει προσωπικά δεδομένα.
«Διαβίβαση»: η πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα, για παράδειγμα επιτρέποντας πρόσβαση, μετάδοση ή δημοσίευση.
«Εκτίμηση αντικτύπου στα προσωπικά δεδομένα»: Διαδικασία για τον εντοπισμό, την αξιολόγηση και την τεκμηρίωση των κινδύνων και των επιπτώσεων των δραστηριοτήτων επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.
2.2 Γενικές υποχρεώσεις κατά την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων
2.2.1 Αρχές που διέπουν την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα
Το Σωματείο διασφαλίζει ότι κάθε πρόσωπο που επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα συμμορφώνεται με τις ακόλουθες αρχές.
2.2.1.1 Νόμιμη επεξεργασία
Το Σωματείο συλλέγει και υποβάλει τα προσωπικά δεδομένα σε επεξεργασία αποκλειστικά με νόμιμο τρόπο. Ο εκτελών την επεξεργασία πρέπει να διασφαλίζει τη συμμόρφωση με την παρούσα πολιτική και τους σχετικούς νόμους και κανονισμούς. Η επεξεργασία είναι σύννομη μόνο εάν και εφόσον ισχύει τουλάχιστον μία από τις ακόλουθες προϋποθέσεις:
α) το υποκείμενο των δεδομένων έχει συναινέσει στην επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα του για έναν ή περισσότερους συγκεκριμένους σκοπούς,
β) η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκτέλεση σύμβασης της οποίας το υποκείμενο των δεδομένων είναι συμβαλλόμενο μέρος ή για να ληφθούν μέτρα κατ’ αίτηση του υποκειμένου των δεδομένων πριν από τη σύναψη σύμβασης,
γ) η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τη συμμόρφωση με έννομη υποχρέωση του υπευθύνου επεξεργασίας,
δ) η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τη διαφύλαξη ζωτικού συμφέροντος του υποκειμένου των δεδομένων ή άλλου φυσικού προσώπου,
ε) η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον ή κατά την άσκηση δημόσιας εξουσίας που έχει ανατεθεί στον υπεύθυνο επεξεργασίας,
στ) η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τους σκοπούς των έννομων συμφερόντων που επιδιώκει ο υπεύθυνος επεξεργασίας ή τρίτος, εκτός εάν έναντι των συμφερόντων αυτών υπερισχύει το συμφέρον ή τα θεμελιώδη δικαιώματα και οι ελευθερίες του υποκειμένου των δεδομένων που επιβάλλουν την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, ιδίως εάν το υποκείμενο των δεδομένων είναι παιδί.
2.3.1.2 Συναίνεση – Συγκατάθεση
Το Σωματείο διασφαλίζει ότι, πριν από την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, το υποκείμενο των δεδομένων ενημερώνεται και δίνει τη συγκατάθεσή του οικειοθελώς. Η συγκατάθεση μπορεί να δίδεται ρητά ή σιωπηρά, π.χ. με την παροχή προσωπικών δεδομένων στον Υπεύθυνο Επεξεργασίας Δεδομένων. Η συγκατάθεση δεν χρειάζεται απαραίτητα να είναι γραπτή, ωστόσο, προκειμένου να αποδεικνύεται η συναίνεση (π.χ. προς δικαστήρια και αρχές), συνιστάται γραπτή συγκατάθεση ή επιτρεπόμενη καταγραφή κλήσεων. Το υποκείμενο των δεδομένων μπορεί να αποσύρει τη συγκατάθεσή του ανά πάσα στιγμή.
Δεν απαιτείται συγκατάθεση στις ακόλουθες περιπτώσεις:
α) εάν το υποκείμενο των δεδομένων έχει γενικά καταστήσει τα προσωπικά του δεδομένα δημόσια προσβάσιμα, π.χ. πληροφορίες που δίδονται σε εφημερίδα ή τηλεφωνικούς καταλόγους, και δεν έχει απαγορεύσει την επεξεργασία τους,
β) για την εκτέλεση σύμβασης στην οποία το υποκείμενο των δεδομένων είναι συμβαλλόμενο μέρος,
γ) προκειμένου να ληφθούν μέτρα σχετικά με το αίτημα του υποκειμένου των δεδομένων πριν από τη σύναψη της σύμβασης,
δ) για τη συμμόρφωση με τις νομικές υποχρεώσεις του υπεύθυνου επεξεργασίας δεδομένων,
ε) για την προστασία των ζωτικών συμφερόντων του υποκειμένου των δεδομένων ή άλλου φυσικού προσώπου,
στ) εάν τα νόμιμα συμφέροντα που επιδιώκει το Σωματείο ή τρίτος υπερισχύουν των δικαιωμάτων του προσώπου στο οποίο αναφέρονται τα δεδομένα, εκτός εάν τα εν λόγω συμφέροντα υπερισχύουν των θεμελιωδών δικαιωμάτων και ελευθεριών του υποκειμένου των δεδομένων.
(Σε περίπτωση αμφιβολίας, επικοινωνήστε με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων του Σωματείου).
2.3.1.3 Επεξεργασία ειδικών κατηγοριών προσωπικών δεδομένων
Το Σωματείο ενδέχεται να συλλέγει και επεξεργάζεται δεδομένα ευαίσθητα δεδομένα, με σκοπό την ομαλή λειτουργία του ως νομικό πρόσωπο, καθώς και κάθε άλλη εφαρμοστέα νομοθεσία Ευρωπαϊκή και Ελληνική νομοθεσία.
Στις περιπτώσεις αυτές το Σωματείο θα ζητήσει τη συγκατάθεση των υποκειμένων για την επεξεργασία. Κατ’ εξαίρεση δεν απαιτείται συγκατάθεση στις ακόλουθες περιπτώσεις:
α) η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκτέλεση των υποχρεώσεων και την άσκηση συγκεκριμένων δικαιωμάτων του Σωματείου ή του υποκειμένου των δεδομένων στον τομέα του εργατικού δικαίου και του δικαίου κοινωνικής ασφάλισης και κοινωνικής προστασίας, εφόσον επιτρέπεται από το δίκαιο της Ένωσης ή κράτους μέλους ή από συλλογική συμφωνία σύμφωνα με το εθνικό δίκαιο παρέχοντας πάντα τις κατάλληλες εγγυήσεις για τα θεμελιώδη δικαιώματα και τα συμφέροντα του υποκειμένου των δεδομένων,
β) η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την προστασία των ζωτικών συμφερόντων του υποκειμένου των δεδομένων ή άλλου φυσικού προσώπου, εάν το υποκείμενο των δεδομένων είναι σωματικά ή νομικά ανίκανο να συγκατατεθεί,
γ) η επεξεργασία αφορά δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τα οποία έχουν προδήλως δημοσιοποιηθεί από το υποκείμενο των δεδομένων,
δ) η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων ή όταν τα δικαστήρια ενεργούν υπό τη δικαιοδοτική τους ιδιότητα,
ε) η επεξεργασία είναι απαραίτητη για λόγους ουσιαστικού δημόσιου συμφέροντος, βάσει του δικαίου της Ένωσης ή κράτους μέλους, το οποίο είναι ανάλογο προς τον επιδιωκόμενο στόχο, σέβεται την ουσία του δικαιώματος στην προστασία των δεδομένων και προβλέπει κατάλληλα και συγκεκριμένα μέτρα για τη διασφάλιση των θεμελιωδών δικαιωμάτων και των συμφερόντων του υποκειμένου των δεδομένων,
στ) η επεξεργασία είναι απαραίτητη για σκοπούς προληπτικής ή επαγγελματικής ιατρικής, εκτίμησης της ικανότητας προς εργασία του εργαζομένου, ιατρικής διάγνωσης, παροχής υγειονομικής ή κοινωνικής περίθαλψης ή θεραπείας ή διαχείρισης υγειονομικών και κοινωνικών συστημάτων και υπηρεσιών βάσει του δικαίου της Ε.Ε ή του δικαίου κράτους μέλους ή δυνάμει σύμβασης με επαγγελματία του τομέα της υγείας και με την επιφύλαξη των προϋποθέσεων και των εγγυήσεων που αναφέρονται στην παράγραφο 3,
ζ) η επεξεργασία είναι απαραίτητη για λόγους δημόσιου συμφέροντος στον τομέα της δημόσιας υγείας, όπως η προστασία έναντι σοβαρών διασυνοριακών απειλών κατά της υγείας ή η διασφάλιση υψηλών προτύπων ποιότητας και ασφάλειας της υγειονομικής περίθαλψης και των φαρμάκων ή των ιατροτεχνολογικών προϊόντων, βάσει του δικαίου της Ένωσης ή του δικαίου κράτους μέλους, το οποίο προβλέπει κατάλληλα και συγκεκριμένα μέτρα για την προστασία των δικαιωμάτων και ελευθεριών του υποκειμένου των δεδομένων, ειδικότερα δε του επαγγελματικού απορρήτου, ή
η) η επεξεργασία είναι απαραίτητη για σκοπούς αρχειοθέτησης προς το δημόσιο συμφέρον, για σκοπούς επιστημονικής ή ιστορικής έρευνας ή για στατιστικούς σκοπούς σύμφωνα με το άρθρο 89 παράγραφος 1 βάσει του δικαίου της Ένωσης ή κράτους μέλους, οι οποίοι είναι ανάλογοι προς τον επιδιωκόμενο στόχο, σέβονται την ουσία του δικαιώματος στην προστασία των δεδομένων και προβλέπουν κατάλληλα και συγκεκριμένα μέτρα για τη διασφάλιση των θεμελιωδών δικαιωμάτων και των συμφερόντων του υποκειμένου των δεδομένων.
2.2.1.4 Υποχρέωση πληροφόρησης
Δεδομένου ότι το υποκείμενο δεδομένων πρέπει να γνωρίζει επαρκώς τα προσωπικά δεδομένα που θα συλλεχθούν και τους σκοπούς της επεξεργασίας τους, πριν δώσει τη συγκατάθεσή του, το Σωματείο θα φροντίζει να ενημερώνει, όπου αυτό είναι εφικτό, το υποκείμενο των δεδομένων, τουλάχιστον, σχετικά με:
τη ταυτότητα του υπευθύνου επεξεργασίας δεδομένων, δηλ. του Σωματείου,
τα στοιχεία επικοινωνίας του DPO,
το είδος των επεξεργαζόμενων προσωπικών δεδομένων,
το σκοπό της επεξεργασίας,
το έννομο συμφέρον του Σωματείου για την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων, κατά περίπτωση,
τις κατηγορίες του παραλήπτη δεδομένων εάν έχει προγραμματιστεί αποκάλυψη,
τις λεπτομέρειες μίας σχεδιαζόμενης μεταφοράς δεδομένων,
την περίοδο διατήρησης των δεδομένων ή κριτήριων που χρησιμοποιήθηκαν για τον καθορισμό τους,
εάν εφαρμόζεται αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων και τη σημασία της επεξεργασίας για το υποκείμενο των δεδομένων,
οδηγίες σχετικά με τα δικαιώματα του υποκειμένου των δεδομένων.
2.2.1.5 Σκοπός επεξεργασίας
Το Σωματείο διασφαλίζει ότι τα προσωπικά δεδομένα υποβάλλονται σε επεξεργασία μόνο για τον σκοπό που υποδεικνύονται κατά τη στιγμή της συλλογής, ή για τους σκοπούς που προβλέπονται από το νόμο. Η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων γίνεται με καλή πίστη και τα δεδομένα που συλλέγονται και αποθηκεύονται είναι τα απαραίτητα για την εκπλήρωση του σκοπού της επεξεργασίας τους. Κάθε πρόσωπο που επεξεργάζεται δεδομένα είναι υπεύθυνο να διασφαλίσει ότι η επεξεργασία είναι νόμιμη και συνεπής με το σκοπό για τον οποίο συλλέχθηκαν τα δεδομένα. Το Σωματείο επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα προσωπικού, μελών, προμηθευτών, παρόχων υπηρεσιών, εξωτερικών συνεργατών, εκτελούντων την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων για λογαριασμό της, καθώς και μελών Διοικητικού Συμβουλίου, για την λειτουργία και διευκόλυνση της δραστηριότητας του, σύμφωνα με τη νομοθεσία που τη διέπει το καταστατικό του.
2.2.1.6 Αρχεία προσωπικού και μελών
Το Σωματείο συλλέγει και επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα των υπαλλήλων και των μελών του. Ο φάκελος προσωπικού και μελών και τα προσωπικά δεδομένα που τους αφορούν ταξινομούνται ως «εμπιστευτικές πληροφορίες». Οι υπάλληλοι και τα μέλη του Σωματείου έχουν ενημερωθεί εγγράφως σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο το Σωματείο επεξεργάζεται τα προσωπικά τους δεδομένα, καθώς και για τα δικαιώματα που έχουν και τον τρόπο άσκησής τους.
2.2.1.7 Ποιότητα δεδομένων
Το Σωματείο έχει ενημερώσει το προσωπικό που επεξεργάζεται τα προσωπικά δεδομένα ότι πρέπει να διασφαλίζει ότι τα δεδομένα είναι ακριβή (ορθά και πλήρη) και, όταν είναι αναγκαίο, να προβαίνει σε επικαιροποίηση αυτών. Το Σωματείο λαμβάνει κάθε εύλογο μέτρο (τεχνικό και οργανωτικό) προκειμένου να διασφαλίσει ότι τα προσωπικά δεδομένα, που είναι λανθασμένα ή ελλιπή, σε σχέση με τους σκοπούς της επεξεργασίας, διορθώνονται ή καταστρέφονται.
2.2.1.8 Διαβίβαση σε τρίτους
Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα αποκαλύπτονται σε τρίτους μόνον εφόσον είναι απαραίτητο, οπότε το Σωματείο γνωστοποιεί στα υποκείμενα των δεδομένων τις κατηγορίες πιθανών αποδεκτών των προσωπικών τους δεδομένων. Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα πρέπει να παρέχονται ανωνύμως ή ψευδονυμοποιημένα, εφόσον κρίνεται σκόπιμο και είναι πράγματι εφικτό. Τρίτος εκτελών την επεξεργασία για λογαριασμό του Σωματείου, π.χ. ένας εργολάβος ή πάροχος υπηρεσιών, πρέπει να συμφωνήσει συμβατικά για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων σύμφωνα με την παρούσα πολιτική και να λαμβάνει όλα τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για τη διασφάλιση των προσωπικών δεδομένων των υποκειμένων σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία. Οι όροι αυτής της πολιτικής συμπεριλαμβάνονται με παραπομπή στις σχετικές συμβάσεις.
2.2.1.9 Ασφάλεια δεδομένων
Το Σωματείο εφαρμόζει τα κατάλληλα, τεχνικά και οργανωτικά, μέτρα για την ελαχιστοποίηση του κινδύνου ακούσιας ή σκόπιμης παραβίασης, καταστροφής ή απώλειας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Συγκεκριμένα, το Σωματείο λαμβάνει διασφαλίσεις για την προστασία των προσωπικών δεδομένων από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση και επεξεργασία. Με τον τρόπο αυτό θα ληφθούν υπόψη οι τεχνολογικές καινοτομίες και θα καθοριστούν διαδικασίες ασφαλείας προσαρμοσμένες στις ιδιαιτερότητες της επεξεργασίας.
2.2.1.10 Αποθήκευση και διατήρηση δεδομένων
Το Σωματείο διατηρεί τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα αποκλειστικά για το χρονικό διάστημα, το οποίο είναι απολύτως απαραίτητο για την εξυπηρέτηση των σκοπών, για τους οποίους έχουν συλλεχθεί και πάντως σε καμία περίπτωση για διάστημα μεγαλύτερο της εικοσαετίας. Η διατήρηση των εγγράφων είναι σε συμμόρφωση με την ισχύουσα νομοθεσία, καθώς και με τη νομοθεσία περί προσωπικών δεδομένων. Οι περίοδοι διατήρησης έχουν οριστεί σύμφωνα με: (α) τις εκ του νόμου απορρέουσες υποχρεώσεις για τη διατήρηση δεδομένων για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, (β) τα χρονικά όρια της παραγραφής σύμφωνα με την εκάστοτε ισχύουσα νομοθεσία, (γ) πιθανές αντιδικίες, καθώς και (δ) κατευθυντήριες γραμμές που εκδίδονται από τις οικείες αρχές προστασίας δεδομένων καθώς και από άλλες εποπτικές αρχές. Καταστρέφει τα δεδομένα, τα οποία δεν χρειάζεται πλέον να τηρεί σύμφωνα με τα χρονικά όρια που έχουν οριστεί, με ασφάλεια. Σε περίπτωση που χρησιμοποιεί δεδομένα για στατιστικούς ή ερευνητικούς σκοπούς, διασφαλίζει ότι τα δεδομένα είναι ανώνυμα, έτσι ώστε να μην μπορεί το υποκείμενο να προσδιοριστεί με ή από αυτά με κανένα τρόπο.
2.2.2 Δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων
Τα υποκείμενα των δεδομένων έχουν τα ακόλουθα δικαιώματα σύμφωνα με το Γ.Κ.Π.Δ.:
Το δικαίωμα ενημέρωσης,
Το δικαίωμα πρόσβασης,
Το δικαίωμα διόρθωσης,
Το δικαίωμα διαγραφής,
Το δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας,
Το δικαίωμα στη φορητότητα δεδομένων,
Το δικαίωμα αντίρρησης, και
Δικαιώματα σχετικά με την αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων και τη δημιουργία προφίλ.
Οι υπάλληλοι του Σωματείου οφείλουν να σέβονται το αίτημα πρόσβασης του υποκειμένου των δεδομένων και, εφόσον απαιτείται, να ζητούν τη συμβουλή του DPO. Τα αιτήματα των μελών μας προκειμένου να ασκήσουν τα δικαιώματα τους, υποβάλλονται προφορικά ή γραπτώς στον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (DPO) στο τηλ.: 213 0387248 ή στην ηλεκτρονική διεύθυνση: info@eel.gr ή εγγράφως στα γραφεία του Σωματείου μας, υπόψιν Υπεύθυνου Προστασίας Δεδομένων (DPO).
2.2.3 Καταγραφή παραβίασης δεδομένων
Κάθε παράβαση αυτής της πολιτικής, των σχετικών νόμων και κανονισμών προστασίας δεδομένων συνιστά παραβίαση προσωπικών δεδομένων. Ενδεικτικά συμβάντα είναι η παράνομη καταστροφή, η απώλεια, η αλλοίωση, η μη εξουσιοδοτημένη αποκάλυψη, καθώς και η επεξεργασία δεδομένων χωρίς συναίνεση ή για σκοπούς άλλους από εκείνους που υποδεικνύονται τη στιγμή της συλλογής.
Το πρόσωπο που ανακαλύπτει την παραβίαση προσωπικών δεδομένων λαμβάνει τα κατάλληλα μέτρα για την προστασία των προσωπικών δεδομένων από περαιτέρω επιπτώσεις και αναφέρει την παραβίαση στο DPO χωρίς καθυστέρηση. Ο DPO συστηματικά καταγράφει τις παραβιάσεις που του αποκαλύφθηκαν και αξιολογεί τους λόγους των παραβιάσεων. Επιπλέον, ο DPO λαμβάνει πάντα σε συνεννόηση με το Σωματείο , περαιτέρω απαιτούμενα μέτρα για την αποκατάσταση της παραβίασης και την αποτροπή της επανάληψης των παραβιάσεων.
2.2.4 Ειδοποίηση για την παραβίαση των δεδομένων
Σε περίπτωση παραβίασης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, το Σωματείο γνωστοποιεί αμελλητί και, αν είναι δυνατό, εντός 72 ωρών από τη στιγμή που αποκτά γνώση του γεγονότος την παραβίαση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στην αρμόδια εποπτική αρχή, εκτός εάν η παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα δεν ενδέχεται να προκαλέσει κίνδυνο για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των φυσικών προσώπων. Όταν η γνωστοποίηση στην εποπτική αρχή δεν πραγματοποιείται εντός 72 ωρών, συνοδεύεται από αιτιολόγηση για την καθυστέρηση. Επιπλέον, το Σωματείο οφείλει να ενημερώσει χωρίς καθυστέρηση το υποκείμενο των δεδομένων, εάν η παραβίαση των προσωπικών δεδομένων είναι πιθανό να θέσει σε υψηλό κίνδυνο τα δικαιώματα και τις ελευθερίες του.
2.2.5 Tεκμηρίωση των αρχείων δεδομένων
Το Σωματείο τηρεί κατάλογο όλων των βάσεων δεδομένων και των αρχείων που περιέχουν προσωπικά δεδομένα. Ο κατάλογος περιλαμβάνει τις ακόλουθες ελάχιστες πληροφορίες:
α) το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας του υπεύθυνου επεξεργασίας δεδομένων και κάθε κοινού υπεύθυνου επεξεργασίας δεδομένων,
β) όνομα και στοιχεία επικοινωνίας του DPO,
γ) περιγραφή της βάσης δεδομένων ή του αρχείου,
δ) σκοπός της βάσης δεδομένων ή του αρχείου,
ε) περιγραφή των κατηγοριών επεξεργαζόμενων προσωπικών δεδομένων,
στ) περιγραφή των κατηγοριών των προσώπων στα οποία αναφέρονται τα δεδομένα,
ζ) περιγραφή των κατηγοριών των αποδεκτών δεδομένων, στους οποίους έχουν διαβιβαστεί ή πρόκειται να γνωστοποιηθούν τα προσωπικά δεδομένα,
η) περιγραφή της μεταφοράς δεδομένων,
θ) τις προβλεπόμενες προθεσμίες για τη διαγραφή των διαφόρων κατηγοριών δεδομένων, όπου είναι δυνατόν, και
ι) γενική περιγραφή των τεχνικών και οργανωτικών μέτρων ασφαλείας, όπου είναι δυνατόν.
Τα αρχεία δεδομένων ταξινομούνται ανάλογα με την ανάγκη προστασίας τους. Τα αρχεία δεδομένων με ειδική ανάγκη προστασίας, όπως συλλογές που περιέχουν ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα ή προφίλ προσωπικότητας, πρέπει να καταχωρούνται σε ξεχωριστούς φακέλους.
2.2.6 Κατάρτιση και ευαισθητοποίηση
Το Σωματείο φροντίζει ώστε κάθε υπάλληλος και στέλεχός της να ενημερώνονται σε θέματα προστασίας και ασφάλειας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σύμφωνα με το ισχύον νομοθετικό και κανονιστικό πλαίσιο καθώς και από τις πολιτικές και διαδικασίες που υιοθετεί.
2.3 Υποχρεώσεις για την ανάπτυξη συστημάτων και νέων διαδικασιών του Σωματείου
Η προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της τεχνολογικής ανάπτυξης και της οργανωτικής δομής του Σωματείου. Κατά συνέπεια, όταν το Σωματείο αξιολογεί τις τρέχουσες διαδικασίες ή τα συστήματα επεξεργασίας δεδομένων ή όταν εισάγονται νέα, λαμβάνεται υπόψη η εκτίμηση του αντικτύπου στα προσωπικά δεδομένα αναφορικά με νέες δραστηριότητες επεξεργασίας Η εκτίμηση του αντικτύπου στα προσωπικά δεδομένα πρέπει να διεξάγεται κάθε φορά που εισάγονται νέες τεχνολογίες ή δραστηριότητες επεξεργασίας δεδομένων οι οποίες ενδέχεται να οδηγήσουν σε επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα υψηλού κινδύνου.
2.3.2 Αρχές προστασίας δεδομένων εξ ορισμού
Το Σωματείο εφαρμόζει τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για να διασφαλίζει ότι, εξ ορισμού, υφίστανται επεξεργασία μόνο τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που είναι απαραίτητα για τον εκάστοτε σκοπό της επεξεργασίας. Αυτή η υποχρέωση ισχύει για το εύρος των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που συλλέγονται, τον βαθμό της επεξεργασίας τους, την περίοδο αποθήκευσης και την προσβασιμότητά τους. Ειδικότερα, τα εν λόγω μέτρα διασφαλίζουν ότι, εξ ορισμού, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα δεν καθίστανται προσβάσιμα χωρίς την παρέμβαση του φυσικού προσώπου σε αόριστο αριθμό φυσικών προσώπων. Εκτενέστερη επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα επιτρέπεται μόνο εάν το υποκείμενο των δεδομένων επιλέξει ή συμφωνεί με ένα χαμηλότερο επίπεδο προστασίας, π.χ. με τη χειροκίνητη αλλαγή των ρυθμίσεων απορρήτου σε έναν ιστότοπο, ένα εργαλείο πληροφορικής ή σε κάτι παρόμοιο με μια λιγότερο περιοριστική επιλογή και συνεπώς δίνει τη ρητή συγκατάθεσή του στην εκτεταμένη επεξεργασία (“opt-in”).
2.4 Υπεύθυνος Επεξεργασίας Δεδομένων
Ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας Δεδομένων, καθορίζει με διαφανή τρόπο τους σκοπούς και τα μέσα της επεξεργασίας. είναι υπεύθυνος για την ορθή επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων και την τήρηση των απαιτήσεων προστασίας και ασφάλειας δεδομένων όπως ορίζεται στην παρούσα πολιτική ή σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία.
2.5 Ο Εκτελών την Επεξεργασία
Ο Εκτελών την Επεξεργασία είναι υπεύθυνος για την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων σύμφωνα με τις οδηγίες που λαμβάνει από τον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων. Επιπλέον, ο εκτελών την επεξεργασία είναι υπεύθυνος να ενημερώνει χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση τον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων σχετικά με την παραβίαση της προστασίας δεδομένων. Ο εκτελών την επεξεργασία πρέπει να επιτρέπει συμβατικά σε οποιονδήποτε ενδεχόμενο υπεργολάβο, που λαμβάνει εντολή να εκτελέσει την επεξεργασία δεδομένων, να συμμορφώνεται με τις ίδιες οδηγίες που λαμβάνει από τον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων.
2.6 Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων
Το Σωματείο έχει ορίσει Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (DPO), ο οποίος είναι υπεύθυνος για το συντονισμό της προστασίας δεδομένων. Ο DPO:
α) παρακολουθεί τη συμμόρφωση του Σωματείου με τους ισχύοντες νόμους και κανονισμούς περί προστασίας δεδομένων,
β) παρακολουθεί και να εφαρμόζει μελλοντικά επεξηγηματικά έγγραφα της Επιτροπής της Ευρωπαϊκής Ένωσης σχετικά με την εκτέλεση των διατάξεων του ΓΚΠΔ (GDPR),
γ) υποστηρίζει την εκτελεστική διοίκηση για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης με το νόμο στο πλαίσιο της προστασίας δεδομένων,
δ) παρακολουθεί τακτικά την τήρηση της πολιτικής αυτής,
ε) διατηρεί τον κατάλογο βάσεων δεδομένων και τον κατάλογο των παραβιάσεων της προστασίας δεδομένων,
στ) παρακολουθεί και να βοηθά στην εκτίμηση του αντικτύπου στα προσωπικά δεδομένα,
ζ) είναι υπεύθυνος για την απάντηση στα αιτήματα πληροφόρησης του υποκειμένου των δεδομένων,
η) είναι υπεύθυνος για την διοργάνωση εκδηλώσεων κατάρτισης για την ευαισθητοποίηση αναφορικά με την προστασία των δεδομένων και την παροχή συμβουλών περί επεξεργασίας δεδομένων και υποχρεώσεων προσωπικού, ιδίως στους υπαλλήλους του Σωματείου,
θ) ενεργεί ως πρόσωπο επικοινωνίας των εποπτικών αρχών σε θέματα που σχετίζονται με την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων, καθώς και να συνεργάζεται με τις αρχές σε οποιοδήποτε άλλο θέμα.